Quelles sont vos responsabilités financières en tant qu’administrateur d’une petite entreprise?

Les sociétés consacrent d’importantes ressources à la protection de leurs activités, mais elles négligent souvent de protéger les principales parties prenantes et les administrateurs. Il est primordial que ces derniers posent des questions à l’équipe des Finances afin de s’assurer qu’ils sont, eux aussi, adéquatement protégés.

D’ordinaire, le cycle d’une petite entreprise comporte des creux au chapitre des flux de trésorerie, ce qui oblige la direction à privilégier certaines obligations au détriment d’autres moins pressantes. Le remboursement des dettes dont les administrateurs sont responsables est souvent négligé ou reporté dans l’espoir que l’entreprise se porte mieux ou que davantage de capitaux puissent être mobilisés.

Les meilleures pratiques pour les administrateurs consistent à surveiller les éléments suivants :

• Les retenues à la source des employés. Cette dette occupe le premier rang à l’égard des actifs de la société et passe devant toutes les réclamations de créanciers, y compris les créanciers garantis. Si les actifs de la société ne suffisent pas, cette réclamation du gouvernement va au-delà des limites de l’entreprise et atteint tous les administrateurs. Il convient de noter que l’Agence du revenu du Canada (ARC) ne calcule pas au prorata le montant que doit un administrateur.
• Les salaires et indemnités de congé annuels. Lorsque les flux de trésorerie sont faibles, il arrive que les employés travaillent dans l’espoir de toucher leur salaire ultérieurement. Si ces derniers ne voient pas la couleur de leur argent, ils peuvent déposer des réclamations contre les administrateurs de la société.
• Les taxes sur les produits et services. Lorsqu’une société commence à vendre des produits ou à fournir des services, elle est tenue d’exiger et de percevoir les taxes à la consommation. En situation financière précaire, elle pourrait décider de ne pas verser ces montants au gouvernement. Comme c’est le cas pour les retenues à la source, les administrateurs sont entièrement responsables en cas de réclamation.
• Les garanties fournies aux créanciers garantis. Les sociétés négocient du financement dans le but d’obtenir des fonds. Dans le feu de l’action, le garant pourrait oublier qu’il a personnellement garanti les dettes de l’entreprise. Si la société devait cesser ses activités, les réclamations garanties viendraient après les réclamations relatives aux retenues à la source et à la TVH. Le cas échéant, le prêteur exige sa garantie, laquelle s’ajoute aux autres réclamations déposées contre les actionnaires et les administrateurs.
• Les propriétaires. Les propriétaires savent que les petites entreprises sont des locataires traditionnellement plus risqués. Ils tentent de se protéger en demandant aux administrateurs, aux actionnaires et à d’autres parties prenantes d’inclure des garanties dans le contrat de location. Dans l’éventualité où la société ne peut pas payer le loyer, les garants sont appelés à assumer la tranche restante du contrat de location.

En somme, les principales parties prenantes et les administrateurs doivent être rigoureux pour s’assurer de ne pas être appelés à acquitter les réclamations que la société n’arrive pas à régler si ses flux de trésorerie ne suffisent pas à la poursuite des activités.

Tous les administrateurs sont solidairement et individuellement responsables; un administrateur pourrait être tenu de payer l’un ou l’ensemble des montants décrits ci dessus. Faites que ce ne soit pas vous. Lorsqu’une personne est obligée de s’acquitter des réclamations énumérées précédemment, il se peut que sa vie personnelle et sa sécurité financière soient bouleversées. Si les propriétaires d’une petite entreprise ne parviennent pas à rembourser à temps les dépenses énoncées plus haut et que celle-ci s’effondre, les réclamations indiquées ci-dessus deviennent des dettes personnelles non garanties.

En matière de responsabilité financière, cette dette viendra simplement s’ajouter à vos dettes de cartes de crédit et aux autres prêts personnels.

Si vous croyez que votre entreprise est aux prises avec l’une ou l’autre des dettes présentées dans ce billet, il est probablement temps de communiquer avec un syndic autorisé en insolvabilité. Ce dernier pourra vous aider à composer avec ces réclamations et vous expliquer leur incidence sur votre situation personnelle.

Si votre petite entreprise a déclaré faillite, ces dettes ne disparaîtront pas; elles deviendront simplement des réclamations visant l’administrateur de la société. En cas d’échec de votre petite entreprise, vous pouvez gérer ces réclamations par l’intermédiaire d’une proposition de consommateur ou d’une faillite personnelle.

En dernier lieu, demandez-vous si les fonctions d’administrateur d’une petite entreprise vous plaisent. Dans l’affirmative, vous avez intérêt à exiger de la société qu’elle respecte ses obligations dans les délais impartis et qu’elle fournisse la preuve des paiements dûment effectués. Ne tenez rien pour acquis!