Protéger sa petite entreprise en prévision de catastrophes ou d’urgences

Un même principe vaut pour les entreprises individuelles, les sociétés de personnes et les sociétés par actions : il est impossible de prévoir à quel moment un événement futur aura des conséquences sur vos activités ou votre flux de trésorerie.

Au cours des dernières années, nous avons vu les conséquences sur les organisations canadiennes que peuvent avoir les modifications proposées dans les budgets, les tensions géopolitiques, les phénomènes météorologiques extrêmes et autres types de catastrophes. Ces événements sont souvent difficiles, voire impossibles, à prédire. Si vous êtes propriétaire d’entreprise, agir en amont peut faire toute la différence. Que ce soit pour composer avec des fermetures, des dommages matériels, des retards dans la chaîne d’approvisionnement ou d’autres difficultés découlant de catastrophes, les conseils ci-dessous vous seront utiles pour vous préparer à de telles situations extrêmes qui pourraient avoir une incidence sur votre entreprise, son flux de trésorerie ou sa viabilité.

1. Soyez à jour dans le versement des retenues à la source de vos employés. Elles représentent une dette rattachée aux actifs de votre société si votre entreprise est une société ou à vos biens personnels si vous êtes l’unique propriétaire.

2. Soyez en règle sur le plan de vos déclarations et paiements de TVH pour les mêmes raisons que celles énoncées ci-dessus.

3. Les administrateurs d’une société sont personnellement responsables des déductions à la source des employés et des montants de TVH à payer. Advenant une décision de cesser l’exploitation de l’entreprise, ils devront s’acquitter de ces montants en pigeant dans leurs actifs personnels.

4. Évitez les cautionnements personnels pour les locaux en location. Advenant la fin de l’exploitation, le propriétaire des locaux peut exiger du garant qu’il honore ses obligations en vertu du contrat de location.

5. Les avances d’actionnaires à une société doivent faire l’objet d’un accord de prêt qui offre une garantie pour toute avance faite à la société. Ainsi, vous protégerez en priorité les prêts personnels accordés à l’entreprise, par rapport à ceux octroyés par des créanciers non garantis. Toutefois, les institutions financières et l’ARC auront préséance.

6. Le recours aux projections budgétaires et aux projections de flux de trésorerie aidera une entreprise à composer avec les changements à son exploitation découlant d’événements à l’échelle locale ou internationale. Au moyen de ces données, vous pouvez simuler des fluctuations du revenu pour déterminer la réduction des coûts nécessaire au maintien des activités sans contracter de dettes supplémentaires.

Par exemple, si votre entreprise mène des activités dans un secteur tributaire des ventes aux États-Unis, vous pourriez observer une diminution de la demande en raison des tarifs douaniers. Cette information vous servira donc à mettre à jour vos budgets et vos projections.

7. Les réductions de coûts se traduisent souvent par des compressions de personnel et une diminution dans l’achat de matières premières. Au moment de déterminer que de futures activités seront touchées (peu importe la raison), le recours à la modélisation financière permet à la direction de cibler les changements à apporter. Certains coûts sont fixes et ne peuvent être évités. Cependant, les coûts variables peuvent être ajustés en fonction des projections de revenus.

Plusieurs entreprises aiment détenir les stocks nécessaires pour réaliser toutes les ventes potentielles. Dans notre conjoncture économique, l’accès aux stocks et aux produits est beaucoup plus rapide. Les entreprises peuvent réaliser d’importantes économies si elles se dotent de techniques de gestion des stocks efficaces.

8. En travaillant avec votre créancier pendant une période financière difficile, vous pouvez vous entendre sur des modalités de remboursement différé pour votre prêt, ce qui vous laisserait plus de liquidités pour assurer la viabilité de vos activités. Habituellement, ce type d’entente s’échelonne sur une période d’environ six mois. Il est toujours préférable de faire preuve d’honnêteté avec votre créancier si des événements précis ont une incidence sur vos activités. Puisqu’il a investi dans votre entreprise, il est tout en son intérêt que vous connaissiez du succès.

En outre, les créanciers sont plus enclins à se montrer flexibles si vous leur présentez un plan concret (par exemple, une couverture d’assurance ou une modélisation du flux de trésorerie) pour parer aux imprévus et aux perturbations de vos activités.

9. Évitez d’emprunter de l’argent pour pallier vos pertes en cours. Cette solution peut vous sembler toute naturelle pour maintenir le flot. Toutefois, si les raisons sous-jacentes à l’insuffisance de trésorerie ne sont ni traitées ni corrigées, la viabilité de l’entreprise demeure incertaine. Les entreprises doivent être à l’écoute du marché. S’il est impossible de poursuivre les activités de façon rentable, emprunter davantage pour couvrir vos pertes aura comme effet d’accroître la pression sur les flux de trésorerie.

10. Gardez des copies de vos dossiers. En plus de menacer votre bénéfice net, les événements imprévus peuvent détruire vos documents physiques, votre matériel et votre équipement. En sauvegardant vos documents importants dans un emplacement infonuagique sécurisé, vous pourrez les récupérer rapidement et sans problème.

Parfois, même si vous faites tout ce qu’il faut, votre entreprise peut quand même devoir procéder à une restructuration formelle de ses dettes. Dans ce cas, vous devrez travailler sur de nouvelles ententes avec les créanciers garantis et non garantis.

Pour les créanciers garantis (institutions financières, prêteurs avec un bien affecté en garantie), il pourrait être nécessaire :

• de reporter les paiements du principal pour un moment;
• de vendre des actifs pour rembourser le prêt au cours d’une période donnée;
• d’obtenir l’appui des créanciers garantis à l’égard du plan de restructuration afin de montrer aux autres créanciers l’adhésion des principaux acteurs.

Pour les créanciers non garantis (comme les fournisseurs auxquels vous devez de l’argent), l’entente pourrait inclure un accord selon lequel ils recevront un montant moindre de ce qui leur est dû, versé sur une période donnée. Les épargnes que vous tirerez d’une telle entente vous laisseront le temps de respirer un peu et de remettre votre entreprise sur pied.

MNP peut vous aider

Vous venez de lire les étapes nécessaires pour aider votre entreprise à surmonter des difficultés comme une catastrophe naturelle ou un cas d’urgence. Si vous avez épuisé vos options et que vous envisagez un plan de restructuration formelle, communiquez avec MNP Ltée. Un syndic autorisé en insolvabilité vous aidera à évaluer vos options et à prendre les bonnes décisions pour alléger le fardeau financier de votre entreprise.

En poste dans la région de Montréal, Frédéric Lachance est SAI et vice-président principal chez MNP Ltée.